Raz stworzony szablon może być wykorzystany wielokrotnie. Ponadto podczas generowania zamówienia, możliwe jest wybranie szablonu z listy, co może być bardzo przydatne jeśli posiadamy kilku dostawców, lub kilka indywidualnych miejsc docelowych dla zamówienia.

Gdy stworzymy już szablon zamówienia, warto jest zdefiniować wirtualnych użytkowników systemu, tak aby usprawnić sobie proces zamawiania materiałów. Wyobraźmy sobie sytuację, że posiadając zróżnicowane środowisko druku pod względem marki, chcemy składać zamówienia do firm odpowiadających za poszczególne marki. Wówczas możemy stworzyć trzech użytkowników np: Firma X – dostawca Samsung, Firma Y – dostawca Lexmark, Firma Z – dostawca Konica Minolta, i kilka szablonów z treścią dostosowaną do zamówienia.

Następnie wrzucamy do koszyka te pozycje materiałów eksploatacyjnych, których wyczerpanie może nastąpić niebawem, aby wysłać zamówienie do wskazanego już wcześniej odbiorcy.

Zamówienia działają wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej, tak więc:

Nie ma ryzyka ingerencji w system z zewnątrz.